Abmahnung

Leistungsspektrum

Eine Abmahnung ist keine Kündigung, aber oft ihr Vorbote. Sie hält fest, dass Sie aus Sicht des Arbeitgebers gegen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verstoßen haben, und warnt vor Konsequenzen im Wiederholungsfall. Viele Abmahnungen sind angreifbar – weil der Vorwurf zu ungenau ist, nicht stimmt oder gar kein steuerbares Fehlverhalten betrifft. Ob und wie Sie reagieren sollten, hängt aber nicht nur von der Rechtslage ab, sondern auch davon, wie es im Arbeitsverhältnis weitergehen soll.

Typische Leistungen

• Prüfung der Abmahnung auf Bestimmtheit, Richtigkeit des Vorwurfs und Warnfunktion
• Einsicht in die Personalakte und Bewertung früherer Abmahnungen
• Formulierung einer sachlichen Gegendarstellung
• Außergerichtliche Aufforderung zur Entfernung und Klage vor dem Arbeitsgericht
• Strategieberatung, wenn Abmahnungen eine Kündigung vorbereiten sollen
• Für Arbeitgeber: Prüfung und Formulierung von Abmahnungen vor dem Ausspruch

Was eine Abmahnung ist – und was sie leisten muss

Eine eigene arbeitsrechtliche Vorschrift zur Abmahnung gibt es nicht. Das Erfordernis folgt aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Eine Kündigung wegen eines Fehlverhaltens soll nicht der Bestrafung dienen, sondern künftige Störungen vermeiden. Deshalb muss der Arbeitgeber Ihnen in aller Regel zunächst Gelegenheit geben, Ihr Verhalten zu ändern. Für die Kündigung aus wichtigem Grund bei Dauerschuldverhältnissen ist dieser Gedanke in § 314 Abs. 2 BGB angelegt.

Daraus ergeben sich zwei Funktionen, die jede Abmahnung erfüllen muss. Die Rügefunktion verlangt, dass der Arbeitgeber das beanstandete Verhalten konkret benennt und deutlich macht, dass er es als Pflichtverletzung ansieht. Die Warnfunktion verlangt, dass er für den Wiederholungsfall Konsequenzen für den Bestand oder den Inhalt des Arbeitsverhältnisses ankündigt. Das Wort „Kündigung“ muss nicht fallen; Sie müssen aber erkennen können, dass Ihr Arbeitsplatz auf dem Spiel steht. Daneben dient die Abmahnung dem Arbeitgeber als Dokumentation.

Von der Abmahnung zu unterscheiden sind die Ermahnung, die ein Fehlverhalten nur rügt, ohne zu warnen, und die Betriebsbuße, die ein Verhalten sanktioniert und nur auf Grundlage einer mitbestimmten Bußordnung zulässig ist (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Eine Ermahnung ersetzt vor einer verhaltensbedingten Kündigung keine Abmahnung.

Voraussetzungen einer wirksamen Abmahnung

Ob eine Abmahnung trägt, lässt sich an wenigen Punkten prüfen. Fehlt einer davon, ist sie angreifbar.

• Pflichtverletzung: Gerügt wird ein Verstoß gegen eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis – etwa gegen Arbeitszeit, Weisungen, Anzeige- und Nachweispflichten bei Krankheit oder die Rücksichtnahme auf Interessen des Arbeitgebers. Außerdienstliches Verhalten ist nur abmahnbar, wenn es auf das Arbeitsverhältnis durchschlägt.
• Steuerbares Verhalten: Abgemahnt werden kann nur, was Sie beeinflussen können. Eine Krankheit oder fehlende Eignung ist kein Fehlverhalten.
• Bestimmtheit: Der Vorwurf muss so konkret sein, dass Sie wissen, was Ihnen vorgehalten wird – mit Datum, gegebenenfalls Uhrzeit, Ort und Beschreibung des Vorgangs. Schlagworte wie „mehrfach unpünktlich“ oder „mangelhafte Arbeitsweise“ genügen nicht.
• Richtiger Sachverhalt: Der geschilderte Vorgang muss zutreffen. Im Streitfall muss der Arbeitgeber ihn beweisen.
• Aufforderung und Warnung: Die Abmahnung verlangt künftig vertragsgemäßes Verhalten und kündigt Konsequenzen für den Wiederholungsfall an.
• Abmahnungsberechtigung: Abmahnen kann jede Person, die Ihnen gegenüber zu Weisungen über Ort, Zeit und Art der Arbeit befugt ist – nicht nur, wer kündigen darf.
• Verhältnismäßigkeit: Auch geringfügige Verstöße dürfen grundsätzlich abgemahnt werden. Eine offensichtlich überzogene Reaktion auf eine Bagatelle kann aber angreifbar sein.

Form, Zugang und Zeitpunkt

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Auch eine mündliche Abmahnung kann wirksam sein, lässt sich später aber schwer beweisen. Deshalb erfolgen Abmahnungen fast immer schriftlich und werden zur Personalakte genommen. Die Abmahnung muss Sie erreichen; häufig wird eine Empfangsbestätigung erbeten. Mit ihr bestätigen Sie nur den Erhalt, nicht die Richtigkeit der Vorwürfe.

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht bei der Abmahnung nicht, solange sie nicht in eine Betriebsbuße umschlägt. Manche Tarifverträge sehen allerdings vor, dass Beschäftigte vor der Aufnahme ungünstiger Behauptungen in die Personalakte anzuhören sind; fehlt diese Anhörung, kann das einen Anspruch auf Entfernung begründen. Eine gesetzliche Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber nach einem Vorfall abmahnen muss, gibt es nicht. Eine Abmahnung Monate nach dem Vorfall überzeugt aber weniger – sie kann Zweifel daran wecken, wie ernst der Vorwurf gemeint war.

Typische Fehler in Abmahnungen

In der Praxis scheitern Abmahnungen selten an großen Rechtsfragen, sondern an handwerklichen Mängeln. Typisch sind etwa diese Fehler:

• Pauschale Vorwürfe ohne konkreten Vorgang, etwa „Ihr Verhalten gegenüber Kollegen ist nicht akzeptabel“.
• Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben, von denen einer nicht zutrifft: Dann ist die Abmahnung nach der Rechtsprechung insgesamt aus der Personalakte zu entfernen. Der Arbeitgeber kann die zutreffenden Punkte nur in einer neuen Abmahnung wiederholen.
• Fehlende Warnung: Das Schreiben beschreibt einen Missstand, sagt aber nicht, was im Wiederholungsfall droht.
• Rüge von Umständen, die Sie nicht steuern können, etwa Krankheitszeiten als solche oder eine Leistung, die trotz vollen Einsatzes hinter den Erwartungen zurückbleibt.
• Rüge einer zulässigen Rechtsausübung, etwa weil Sie Überstundenvergütung verlangt, sich beim Betriebsrat beschwert oder berechtigt eine Weisung abgelehnt haben (§ 612a BGB).
• Unzutreffender oder unvollständiger Sachverhalt, etwa wenn eine Absprache mit dem Vorgesetzten verschwiegen wird.

Wann eine Abmahnung entbehrlich ist

Nicht jede Kündigung setzt eine Abmahnung voraus. Sie ist nur dort erforderlich, wo es um ein steuerbares Verhalten geht und eine Verhaltensänderung erwartet werden kann. Entbehrlich ist sie insbesondere in folgenden Fällen:

• Besonders schwere Pflichtverletzungen, bei denen Ihnen die Rechtswidrigkeit ohne Weiteres erkennbar war und eine Hinnahme durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist – etwa Tätlichkeiten gegenüber Kollegen oder erhebliche Straftaten zulasten des Arbeitgebers. Selbst bei Vermögensdelikten kann nach der Rechtsprechung im Einzelfall aber eine Abmahnung genügen, etwa nach langer, unbelasteter Beschäftigung.
• Keine Aussicht auf Besserung, etwa wenn jemand ernsthaft und endgültig erklärt, eine berechtigte Weisung auch künftig nicht zu befolgen.
• Personen- und betriebsbedingte Kündigungen: Hier geht es nicht um Fehlverhalten, eine Abmahnung ist deshalb nicht vorgesehen.
• Ordentliche Kündigung außerhalb des Kündigungsschutzgesetzes: In Kleinbetrieben und in den ersten sechs Monaten braucht eine ordentliche Kündigung keine soziale Rechtfertigung und damit in der Regel auch keine vorherige Abmahnung. Für eine fristlose Kündigung spielt die Frage dagegen auch dort eine Rolle.

Wann das Kündigungsschutzgesetz gilt und welche Kündigungsgründe es kennt, erläutern wir unter Kündigungsgründe und Sozialauswahl.

Ihre Reaktion als Arbeitnehmer

Eine Pflicht, auf eine Abmahnung zu reagieren, gibt es nicht. Schweigen bedeutet kein Einverständnis: Sie können die Richtigkeit der Vorwürfe auch später noch bestreiten, insbesondere in einem Kündigungsschutzprozess. Muss der Arbeitgeber sich dort auf die Abmahnung stützen, hat er den abgemahnten Vorfall zu beweisen, wenn Sie ihn bestreiten. Aus diesem Grund ist Abwarten oft eine vertretbare Strategie. Es gibt aber gute Gründe, aktiv zu werden.

Personalakte einsehen und Gegendarstellung

Sie haben das Recht, Ihre Personalakte einzusehen und dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Ihre Erklärungen zum Inhalt der Personalakte sind auf Ihr Verlangen beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Unabhängig davon können Sie nach Art. 15 DSGVO Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen. Eine Gegendarstellung sollte den Sachverhalt aus Ihrer Sicht schildern, Belege benennen und auf Wertungen und Vorwürfe gegen Vorgesetzte verzichten. Sie ist keine Stellungnahme für den Streit, sondern ein Dokument, das Jahre später noch gelesen wird.

Entfernung aus der Personalakte

Einen Anspruch auf Entfernung haben Sie, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht, unverhältnismäßig ist oder formell fehlerhaft zustande kam. Auch eine berechtigte Abmahnung kann zu entfernen sein, wenn sie für das Arbeitsverhältnis keine Bedeutung mehr hat, also weder zur Warnung noch zur Dokumentation mehr benötigt wird. Eine feste Frist dafür gibt es nicht. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht ein Entfernungsanspruch in der Regel nicht mehr, es sei denn, die Abmahnung kann Ihnen noch konkret schaden.

Die Klage auf Entfernung ist an keine gesetzliche Frist gebunden. Ob sie sinnvoll ist, wägen wir mit Ihnen ab: Ein gewonnener Prozess beseitigt das Schreiben aus der Akte, kann aber das Verhältnis zu Vorgesetzten belasten. Wird eine Abmahnung nur aus formellen Gründen entfernt – etwa wegen einer unterbliebenen tariflichen Anhörung –, obwohl der Vorwurf zutraf, kann sie ihre Warnfunktion nach der Rechtsprechung dennoch erfüllt haben.

Abmahnung und Kündigung

Mit einer Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber in der Regel zugleich darauf, wegen genau dieses Vorfalls zu kündigen. Eine spätere verhaltensbedingte Kündigung setzt deshalb in aller Regel einen neuen Pflichtverstoß voraus, der mit dem abgemahnten Verhalten vergleichbar ist – man spricht von einer einschlägigen Abmahnung. Identisch muss der neue Vorfall nicht sein. Wer wegen Unpünktlichkeit abgemahnt wurde und später unentschuldigt fehlt, verletzt ähnliche Pflichten; eine Abmahnung wegen eines unfreundlichen Kundengesprächs trägt dagegen in der Regel keine Kündigung wegen eines Fehlers in der Abrechnung.

Eine feste Zahl von Abmahnungen vor einer Kündigung gibt es nicht. Schon eine einschlägige Abmahnung kann genügen. Umgekehrt kann eine Reihe von Abmahnungen, denen nie Konsequenzen folgten, die Warnung abschwächen; der Arbeitgeber muss dann besonders deutlich machen, dass es sich um die letzte Warnung handelt. Liegt eine Abmahnung lange zurück und haben Sie sich seither nichts zuschulden kommen lassen, kann sie an Gewicht verlieren.

Wird Ihnen nach einer Abmahnung gekündigt, gilt wie bei jeder Kündigung die Klagefrist von drei Wochen (§ 4 KSchG). Im Prozess prüft das Gericht dann auch, ob die Abmahnung berechtigt war. Das Fristende ermitteln Sie mit unserem Fristenrechner; die ersten Schritte beschreibt der Ratgeber Kündigung erhalten.

Wenn der Arbeitnehmer abmahnt

Auch Arbeitnehmer können – und müssen gegebenenfalls – abmahnen. Wer etwa wegen erheblicher Lohnrückstände fristlos selbst kündigen will, muss den Arbeitgeber in der Regel zuvor abmahnen (§ 314 Abs. 2 BGB). Nur wenn die fristlose Kündigung wirksam ist, kommt ein Anspruch auf Ersatz des Schadens in Betracht, der durch die Beendigung entsteht (§ 628 Abs. 2 BGB). Eine Eigenkündigung kann allerdings Folgen für das Arbeitslosengeld haben und sollte nicht ohne Beratung erklärt werden. Mehr zu offenen Vergütungsansprüchen unter Lohn, Überstunden & Urlaub.

Sicht des Arbeitgebers: richtig abmahnen

Für Arbeitgeber ist die Abmahnung das zentrale Instrument, um ein Fehlverhalten zu korrigieren – und in aller Regel die Grundlage einer späteren verhaltensbedingten Kündigung. Eine fehlerhafte Abmahnung kann im Kündigungsschutzprozess wertlos sein. Diese Grundsätze helfen:

1. Sachverhalt klären

   Vorfall zeitnah aufklären, Zeugen und Belege sichern und den Beschäftigten anhören. Die Anhörung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – manche Tarifverträge verlangen sie aber –, und sie verhindert Abmahnungen auf falscher Grundlage.

2. Konkret formulieren

   Datum, Uhrzeit, Ort und Verhalten genau beschreiben und die verletzte Pflicht benennen. Möglichst nur einen Vorwurf je Abmahnung.

3. Auffordern und warnen

   Künftiges vertragsgemäßes Verhalten verlangen und klar ankündigen, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

4. Zugang sichern

   Übergabe mit Empfangsbestätigung oder durch Boten, der den Inhalt kennt. Kopie zur Personalakte nehmen.

5. Konsequent bleiben

   Vergleichbare Verstöße gleich behandeln. Wer immer wieder abmahnt, ohne zu handeln, schwächt die eigene Warnung.

Vor dem Ausspruch einer Kündigung sollten Sie außerdem prüfen, ob die Abmahnung einschlägig ist und ob seitdem neue, vergleichbare Vorfälle dokumentiert sind. Wie wir Arbeitgeber bei Abmahnung und Kündigung begleiten, lesen Sie im Bereich Arbeitgeber.

Häufige Fragen